Bir ESC projesinde üç taraf vardır: gönüllü (siz), ev sahibi kuruluş (gittiğiniz ülkede sizi ağırlayan kurum) ve gönderen kuruluş (Türkiye’den sizi gönderen kurum). Üçünün rollerini taraflar sayfamızda topluca anlattık; bu sayfa üçüncüsünü ayrıntılandırıyor.
Gönderen kuruluş, program dilinde supporting organisation olarak geçer. Adı yanıltıcı olabiliyor: kuruluş sizi bir yere “göndermez”, sizi seçen ev sahibi kuruluştur. Gönderen kuruluşun işi, siz gitmeden önce hazırlanmanıza, giderken işlemlerinizi halletmenize ve dönünce deneyiminizi değerlendirmenize destek olmaktır.
Neden gönderen kuruluşa ihtiyaç var?
Program kuralları gereği bir gönüllülük projesinde en az iki akredite kuruluş bulunur. Ev sahibi kuruluş sizi tek başına alamaz; sizin adınıza sorumluluk üstlenen, ülkenizde bulunan bir kuruluş daha gerekir.
Bunun pratik bir sebebi de var. Yurt dışında bir sorun yaşadığınızda, sizinle aynı dili konuşan ve Türkiye’deki koşulları bilen birine ihtiyacınız olur. Vize reddi, uçuş iptali, ailevi bir durum, ev sahibi kuruluşla anlaşmazlık. Bu durumlarda gönderen kuruluş devreye girer.
Rehbere göre gönderen kuruluş ne yapar?
Siz gitmeden önce
- Proje arayışınızda size destek olur, uygun fırsatları bulmanıza yardım eder
- Gönüllülük anlaşmasını imzalamanızı sağlar
- Portal üzerinden sunulan genel çevrimiçi eğitime katılmanızı teşvik eder
- Dil hazırlığı konusunda destek verir
- Gidişinize hazırlanmanızı sağlar, gerekirse ayrılış öncesi eğitime katılmanızı ayarlar
- Avrupa Sağlık Sigortası Kartınızı almanızı ve zorunlu sigorta kapsamında olmanızı güvence altına alır
- Avrupa Dayanışma Programı Bilgi Kitini almanızı sağlar
Siz oradayken
- Sizinle ve ev sahibi kuruluşla proje boyunca iletişimde kalır
- Bir sorun çıktığında araya girer, gerekirse Ulusal Ajans ile görüşür
- Öğrenme sürecinizi değerlendirmenize ve kazanımlarınızı belgelemenize destek olur
Siz döndükten sonra
- Topluma yeniden uyum sürecinizde destek olur
- Deneyiminizi paylaşmanız için fırsat sunar
- Eğitim, öğrenim ya da iş olanakları konusunda yönlendirme yapar
- Yıllık Avrupa Dayanışma Programı etkinliğine katılmanızı sağlar
Biz somut olarak ne yapıyoruz?
Yukarıdakiler programın yazılı kuralları. Peki uygulamada ne oluyor? Gençlik Çalışmaları Derneği gönderen kuruluş olduğunda süreç şöyle işliyor.
Kabul aldığınız anda
Size ESC Gönüllü Rehberi’mizi gönderiyoruz. Rehber altı bölümden oluşuyor: başlangıç belgeleri, hazırlık süreci, yolculuk günü, proje sırası, dönmeden önce ve döndükten sonra. Böylece hangi adımda ne yapacağınızı baştan görüyorsunuz.
İlk aşamada sizden dört belge istiyoruz: gönüllü bilgileri tablosu ve gönüllü dilekçesi, pasaport fotokopisi ve İngilizce Europass CV. Ayrıca PRN numaranızı almanız gerekiyor, sigortanız bu numara olmadan yapılamıyor.
Hazırlık sürecinde
- Pasaport süresi konusunda sizi uyarıyoruz: dönüş tarihinizden sonra en az altı ay geçerli olmalı, aksi halde vize alamazsınız.
- Sigortanızın gerçekten yapıldığını takip ediyoruz ve poliçenizin bir kopyasını istiyoruz.
- Faaliyet anlaşmasının iki kuruluş tarafından da imzalanmış halini hazırlıyoruz.
- Mentörünüzün iletişim bilgilerini ev sahibi kuruluştan istemenizi hatırlatıyoruz.
Vize başvurunuzda
Açık olalım: vize süreci doğrudan bizim sorumluluğumuzda olan bir süreç değildir. Vize kararı konsolosluğa aittir ve her ülkenin kendi rejimi vardır. Bizim yaptığımız, elimizdeki belgelerle sürecinizi kolaylaştırmak.
Vize başvurunuz için size şunları sağlıyoruz:
- Destek yazısı: projede yer alacağınızı ve konaklama, yemek, vize, yolculuk, cep harçlığı gibi masrafların karşılanacağını belgeleyen resmi yazı
- İmza sirküleri: destek yazısını imzalayan kişiye ait
- Davetiye mektubu: ev sahibi kuruluştan temin edip size iletiyoruz
- Faaliyet anlaşması: her iki kuruluşun imzaladığı hali
- Proje sözleşmesi: ev sahibi kuruluştan alıp gönderiyoruz
- Kira kontratı: bazı ülkeler istiyor, Romanya bunlardan biri
- Ulusal Ajans destek yazısı: bazı ülkeler için gerekli oluyor, o zaman temin ediyoruz
Yolculuk aşamasında
Uçak bileti ve yurt dışı çıkış harcı konusunda yönlendiriyoruz. En kritik uyarımız şu: vizeniz çıkmadan bilet almayın. Vize alamazsanız bilet parasını geri alamazsınız ve bu ücret size kalır.
Siz oradayken
Vardığınızda bize haber vermenizi istiyoruz, sonrasında ayda bir e-posta ve fotoğraf bekliyoruz. Bu bir formalite değil: proje raporlaması için gerekli, ayrıca bir sorun olduğunda erken fark etmemizi sağlıyor.
Döndükten sonra
Dönüş sonrası birkaç işlem kalıyor: sözel değerlendirme, pasaport ve vize sayfalarının kopyaları, nihai raporun doldurulması, Youthpass sertifikanızın kopyası ve varsa eksik belgelerin tamamlanması.
Ayrıca nihai değerlendirme toplantısına davet ediyoruz. Katılım zorunlu değil ama dönen gönüllülerin bir araya geldiği tek ortam orası.
Gönderen kuruluş ne yapmaz?
Beklentiyi baştan netleştirelim, hayal kırıklığı olmasın.
- Size proje garantisi vermez. Projeyi siz bulur, siz başvurursunuz. Ev sahibi kuruluş sizi seçmezse gönderen kuruluşun yapabileceği bir şey yoktur.
- İşveren değildir. ESC bir iş değil, gönüllülüktür. Maaş yoktur, cep harçlığı vardır.
- Sizden para almaz. Program rehberi katılımın gönüllü için ücretsiz olmasını zorunlu tutar. Gönderen kuruluş olarak hizmet bedeli isteyen bir kuruluş varsa, kural dışıdır.
- Vizenizi o vermez. Yukarıda yazdık: karar konsolosluğun.
Gönderen kuruluşumuzu nasıl seçeriz?
Gönderen kuruluşun ESC Kalite Belgesi (Quality Label) sahibi olması gerekir. Belgesi olmayan bir dernek size gönderen kuruluş olamaz. Kuruluşun kaydını Avrupa Komisyonu’nun akredite kuruluşlar veritabanından kontrol edebilirsiniz.
Bunun dışında bir zorunluluk yok. İstediğiniz akredite kuruluşla çalışabilirsiniz, üye olmanız ya da o kuruluşun faaliyetlerine katılmış olmanız gerekmez.
Bizi gönderen kuruluş yazmak için
Başvurularınızda bizi gönderen kuruluş olarak yazmak için izin almanıza ya da bize önceden haber vermenize gerek yok. Kullanmanız gereken bilgilerin tamamı ESC Gönderen Kuruluş Bilgileri sayfamızda: kuruluş adı, akreditasyon numarası, PIC/OID numaraları ve PIF belgesi.
Ev sahibi kuruluş sizi seçtikten ve projeye gitme konusunda anlaştıktan sonra bize haber vermeniz yeterli. O andan itibaren yukarıda anlattığımız süreç başlıyor ve tamamı ücretsiz.
