ESC Projelerinde Vize ve Oturma İzni Masrafları – İstisnai Masraflar Kapsamı

ESC (European Solidarity Corps) projelerine katılan gönüllüler için Avrupa ülkelerine giriş yaparken vize, proje süresi 90 günü aşıyorsa ayrıca oturma izni (residence permit) başvurusu yapılması zorunludur. Bu başvurular için ödenen ücretler, ESC programında “Exceptional Costs – İstisnai Masraflar” başlığı altında karşılanabilir.

Bu sayfa, gönüllülerin vize ve oturma izni süreçlerinde hangi masrafların kapsandığını, nasıl talep edildiğini ve ne zaman geri ödeme alınabileceğini detaylı olarak açıklar.

1. Vize ve Oturma İzni Masrafları ESC Tarafından Karşılanır mı?

Evet. ESC Program Rehberi’ne göre, vize ve oturma izni masrafları istisnai (exceptional) maliyetler kategorisinde karşılanabilir.

Karşılanma koşulları:

  • Masraf proje için zorunlu olmalıdır (örneğin Schengen vizesi, ulusal vize, uzun dönem oturma izni).

  • Harcamalar fatura, dekont, makbuz ile belgelendirilmelidir.

  • Geri ödeme, ev sahibi kuruluş üzerinden yapılır (gönüllü doğrudan Ulusal Ajans’tan ödeme almaz).

  • Bu kalem için fon başvurusu proje yazım aşamasında yapılmış olmalıdır.

2. Hangi Masraflar Kapsama Girer?

ESC’de istisnai masraflar kapsamında geri ödenebilen vize ve oturma izni giderleri şunlardır:

✔ Vize ücretleri

  • Schengen kısa dönem vize ücreti

  • Uzun dönem ulusal vize ücreti

  • Vize randevu sistemi üzerinden alınan resmi ödemeler

✔ Oturma izni (residence permit) ücretleri

  • 90 gün üzeri projelerde gerekli olan uzun süreli ikamet izni ücretleri

  • Oturum kartı çıkarma ücretleri

  • Oturum kartı randevu ücretleri

✔ Resmî zorunlu ek ücretler

  • Biyometri ücretleri

  • Posta veya kart teslim ücretleri

  • Devlet harçları

  • Vize/oturum için zorunlu kayıt ücretleri

Not: Opsiyonel hizmetler (VIP işlem, hızlı başvuru, danışmanlık ücreti, kurye hizmeti vb.) ESC tarafından karşılanmaz.

3. Vize–Oturma İzni Masrafları Nasıl Geri Ödenir?

Geri ödeme süreci ülke ve kuruma göre değişebilir ancak genel prosedür şöyledir:

1. Masrafın gönüllü tarafından ödenmesi

Vize veya oturma izni başvurusunda istenen tüm ücretler önce gönüllü tarafından ödenir.

2. Fatura ve dekontların ev sahibi kuruma teslim edilmesi

Aşağıdaki belgeler mutlaka saklanmalı ve teslim edilmelidir:

  • Banka dekontu

  • E-devlet/onaylanmış makbuz

  • VFS/İdata gibi aracı kurum makbuzları

  • Oturum kartı ödeme fişi

3. Ev sahibi kuruluş tarafından geri ödeme yapılması

Geri ödeme şekli:

  • Banka transferi

  • Elden ödeme (mümkünse belge ile)

  • İlk maaş/harçlık ile birleştirerek ödeme

Bazı kurumlar masrafı peşin de karşılayabilir; ancak bu tamamen kurumun inisiyatifindedir.

4. Gizli veya Ek Masraflar Kapsanır mı?

Aşağıdaki masraflar ESC tarafından karşılanmaz:

❌ VIP başvuru ücreti
❌ Hızlandırılmış işlem, premium lounge
❌ Kurye veya “opsiyonel servis” ücretleri
❌ Danışmanlık ofisleri / vize aracı şirket ücretleri
❌ Özel sağlık sigortası (projede zaten ücretsiz Cigna sigortası sağlanır)

5. Ne Kadar Geri Ödeme Yapılır?

Geri ödeme tutarı:

  • Vize/oturum ücreti ne kadarsa, o kadar yapılır.

  • Üst limitler proje rehberinde belirlenmiştir, fakat vize masrafları genelde standart olduğu için sorun yaşanmaz.

  • Geri ödeme toplam harcamanın %100’ünü kapsar (belge ibraz edildiği sürece).

6. Gönüllü Açısından Bu Ödemenin Önemi

Vize ve oturma izni ücretleri bazı ülkelerde yüksek olabilir. Bu nedenle ESC’nin bu masrafları karşılaması gönüllü için büyük bir finansal kolaylık sağlar:

  • Proje öncesi mali yük azalır

  • Eşit fırsatlar sağlanır

  • Uzun süreli projelerde gönüllü güvenle süreci tamamlar

7. Vize Sürecinde Öneriler

Vize masrafı geri ödemesinde sorun yaşamamak için:

  • Tüm fiş ve makbuzları sakla

  • Ödemeleri mümkünse kendi adınla yap

  • Kayıp riskine karşı dekontların fotoğrafını çek

  • Belgeleri proje başlangıcında kuruma teslim et

8. Sorun Yaşarsan:

  1. Ev sahibi kurum ile iletişime geç

  2. Sorun çözülmezse gönderen kuruluşunu bilgilendir

  3. Gerekirse ülkenin Ulusal Ajansı’na yazılı bildirim yapılabilir

Gönüllü bu süreçte hiçbir zaman yalnız bırakılmaz; haklar ESC rehberiyle güvence altındadır.