ESC Gönüllülük Başvurusu için E-Posta Rehberi

Diyelim ki bir proje belirlediniz ve onlara e-posta atarak başvuru yapacaksınız. O zaman bu sayfadaki bilgileri dikkatle uygulayın. 

Nasıl proje bulacağınızı bilmiyorsanız ESC Başvuru Rehberi Sayfasına bakın. 

E-posta ile ESC Başvurusu Yaparken Dikkat Edilecek Noktalar

  • Konu: ESC Programına Gönüllü başvurusu yaptığınızı belirtin. Örnek: "ESC Application for 6 Months Starting on 1st of June 2026"
  • Mesaj Açıklaması: Selam ile başlayıp selam ile bitirin. Bir ESC projesi aradığınızı, müsaitlik durumunuzu, beklentiniz olan projenin süresini ve başlangıç tarihini yazın. Ek olarak İngilizce hazırlanmış Europass CV ve Motivasyon Mektubunuzu ekleyin. Gönderen kuruluş bilgilerinizi mutlaka mailin içine ya da Motivasyon Mektubu içine ekleyin. 
  • Gönderen Kuruluş Bilgileri: Türkiye’den sizi gönderecek kuruluşun bilgilerini ekleyin. Bu kabul şansınızı artıracak. (Gençlik Çalışmaları Derneği).
  • Nazik Bir Dil: Başvurunuzun incelenmesinden dolayı teşekkür edin ve cevap almayı beklediğinizi yazın.
  • Zorunlu Ekler: İngilizce Hazırlanmış Europass CV ve Motivasyon Mektubu.
  • Başvuru E-postası: Her kuruluşa ayrı ayrı e-posta gönderin, aynı anda birden fazla kuruluşa atmayın.
  • Doğru Başvuru Şekli: Eğer ki ilanda belirli bir başvuru şekli varsa, örneğin hangi adrese, hangi konu başlığı ile, hangi belgeler ile başvuru yapılması detaylı anlatılmışsa, mutlaka o kuralların tamamına uymanız gerekir. Aksi halde başvurunuz hiç değerlendirmeye alınmadan elenir. 

E-posta ile ESC Başvurusu Yaparken Sıkça Yapılan Hatalar

Bunun yanı sıra mutlaka dikkat etmeniz gerekenler şu şekildedir: 

- E-posta Adresi: E-posta adresiniz resmi bir adres olsun. Kötü Örnek: "Karanlikgece3169@.....com". İyi Örnek: "adinizsoyadiniz@gmail.com"

- E-posta Kullanıcı Adı: E-posta adresinizi açarken isim soyisim soran kısma kimliğinizdeki tam adınızı yazın. Örneğin isminiz "Muhammed Enes KANAR" ise, e-posta gönderdiğinizde görünen isminiz de aynı olsun. Sadece "Enes KANAR" olmasın. Kötü Örnek: "Hippi Boy" tarzi isminizle alakalı olmayan, Başka Bir Kötü Örnek "Çilekeş Kayaönülü" gibi takma adlar olmasın. Bunlar doğrudan elenme sebebidir.

- Boş E-posta Göndermeyin: E-posta atarken bazen gönüllüler sadece eklere Motivasyon Mektubu ve Europass CV'yi eklemesine rağmen, e-portanın içeriğini boş olarak yolluyorlar. Bu da sizin hangi projeye başvurduğunuzu anlaşılmaz hale getiriyor. Konu kısmında hangi projeye başvurduğunuz yazsa bile, e-postanın gövde kısmı boş ise bu sizi ciddiyetsiz ve özensiz gösterir. Çoğu kurum için doğrudan elenme sebebidir. 

- Ekleri Unutmayın: E-posta gönderirken sıkça yapılan bir hata da eklerin eklenmesinin unutulmasıdır. İki kez kontrol edin. 

- İstenilen Belgeleri Doğru Ekleyin: Başvuru için istenen belgeler neyse onları doğru bir şekilde iletin. Mesela başvuru için İngilizce Europass CV isteniyorsa başka bir formatta oluşturduğunuz, ya da türkçe bir CV ile başvuru yapmayın. Bu genellikle projeye çok uygun olsanız bile elenme sebebidir. 

- Link ile dosya paylaşmak: Eğer ki başvuruda kullanacağınız Europass CV ve Motivasyon Mektubunu bir drive dosyasına yükleyip, karşı kuruma linkleri göndererek başvuru yapıyorsanız (ki bunda teknik olarak bir sorun yok) mutlaka paylaştığınız dosyanın erişilebilir olduğuna emin olun. Bazen gönüllüler drive üzerinden paylaştığı dosyaların görüntüleme izinlerini sadece kendileri göreceği şekilde yapıyor ve linki gönderdiği kişi dosyaya erişemiyor. Bu durumda size tekrar ulaşıp erişim seçeneklerini güncellemenizi istemek çok zor olduğu için genellikle bu durum doğrudan elenme sebebi oluyor.  Bizim tavsiyemiz link ile dosya paylaşmayın, ekte dosyaları PDF olarak gönderin. 

- Dosya Uzantısı: Bazı kişiler Windows işletim sistemi dışında bir bilgisayarda oluşturdukları Motivasyon Mektuplarını Windows bilgisayarlarda açılmayan br formatta kaydedip başvuruda kullanıyor. Bu durumda bu dosya türünü açamayan ev sahibi kurumlar genellikle bu başvuruları geçersiz sayıyor. Başvuru yaparken dosya uzantılarının .PDF, .xlsx, .docx, .png, .jpeg gibi genel kabul görmüş formatlardan oluşması sizin faydanıza olacaktır. Tavsiyemiz sadece PDF ile başvuru yapmanızdır. 

- Türkçe E-posta mı İngilizce E-posta mı?: Her zaman İngilizce. Unutmayın başvurduğunuz kurulu Türk bir kuruluş bile olsa, başvuru yaparken İngilizce kullanmak önemlidir. Çünkü yüksek ihtimalle evraklarınız ve e-postanız bir sonraki aşamaya geçerse yurt dışında bulunan ev sahibi kuruluşa gönderilecektir. Bu durumda Türkçe gönderdiğiniz içerikler ev sahibi kuruluş tarafından anlaşılmayacağı için ESC başvurularında size Türkçe cevap verilmediği sürece bütün yazışmaları ve evrakları İngilizce yürütmeniz önemlidir. 

- Destekleyici Belgeler: Eğer ki ESC başvurunuzda sizden bir dil belgesi, bir sertifika, bir diploma vb. ayrıca göndermeniz özellikle şart koşulmamış ise, bu belgeleri eke koymayın. Dosya kalabalığı yapmayın. Bu belgeleri Motivasyon Mektubunuzda anabilir, çok gerekli görüyorsanız bir drive'a yükleyip, link ile bağlantı verebilirsiniz. Ama E-posta başvurularında bu belgeleri göndermeniz karışıklığa sebep olur ve gerek yoktur. 

- Portfolyo Hazırlamak: Eğer ki geçmiş gönüllülük deneyiminiz var ve bunu başvuruda öne çıkarmak istiyorsanız, mutlaka bunu bir portfolyo şeklinde hazırlayıp, motivasyon mektubunuz ile kombine edip, tek dosya haline getirin. Motivasyon mektubu denen meret aslında sadece yazıdan oluşması gereken bir şey değildir. Buradaki amaç motivasyonunuzu göstermek olduğu için, içine faaliyet ve başvurunuzla ilgili olabileceğini düşündüğünüz şeyleri ekleyebileceğiniz yerdir. Bu bir kaç fotoğraf, ya da bir video linki, ya da daha önce bahsettiğimiz gibi dil, eğitim vb. geçmişteki tecrübelerinizin sertifikalarının linkleri olabilir. Ama hem portfolyo hem de motivasyon mektubu yapmak yine dosya kalabalıklığı oluşturacağı için, bu ikisini tek bir yerde toplamak daha anlamlıdır. 

Örnek E-Posta

Konu: ESC Volunteer Application to XXX Association

E-posta içeriği:
Dear Sir, Madam,

My name is Ayşe DEMİR. I am looking for an ESC Volunteering opportunity in France. I have reviewed your organisation details on European Youth Portal and would like to take part in your ESC activities for long term (preferably 10 months) starting from September 2022.
I am sending you my Europass CV and Motivation letter enclosed by the attachment.

I already have a sending organisation from Turkey and their details are below:
ESC Sending Organisation: Youth Work Association (Gençlik Çalışmaları Derneği)
ESC Accreditation Number: 2021-1-TR01-ESC50-098895 (Supporting Only)
Accreditation Details: https://europa.eu/youth/volunteering/organisation/53177_en
PIC and OID Number: 918857721 / E10046683
Contact: info@youth.org.tr
PIF: https://youth.org.tr/partnership/
Web: www.youth.org.tr / www.instagram.com/youthorgtr

I will be very happy if you review my application and set an online meeting to get to know more about me!  

Looking forward to hearing from you soon!

Best regards,

Ayşe DEMİR
ayse@youth.org.tr
+90 0500 000 00 00 

Gönderen Kuruluş Bilgileri