ESC Projelerinde Yolculuk Ödemeleri (“Travel Costs” / “Travel Grant”)

European Solidarity Corps (ESC) projelerinde gönüllülere, “yerleşim yerinden proje yerine ve geri dönüş” için seyahat masrafı (travel grant) desteği sağlanır. Bu destek, ESC kural kitapçığında “eligible costs – birim maliyet” (unit costs) mekanizmasıyla tanımlanmıştır.

Aşağıda yolculuk ödemelerinin nasıl hesaplandığı, kilometre (km) hesabı, mesafe bandlarının ne olduğu, mesafe hesaplama aracının (distance calculator) nasıl kullanılacağı gibi tüm önemli detayları bulacaksın.

1. Yolculuk Ödemesi Nasıl Hesaplanır?

  1. Birim Maliyet (Unit Cost) Yaklaşımı
    ESC, seyahat masrafını gerçek bilet maliyetine değil, “birim maliyet bazlı” bir katkı ile hesaplar. Bu, gönüllünün kalkış yeri ile projenin yapıldığı yer arasındaki mesafe dikkate alınarak belirlenen sabit bir ödeme anlamına gelir.

  2. Mesafe Bandları
    ESC kural kitabında (Guide / Annex) farklı “mesafe bantları” (distance bands) tanımlanmıştır. Gönüllünün kalkış noktası ile proje merkezi arasındaki mesafeye göre, uygun bant seçilir ve buna karşılık gelen bir birim ödeme tutarı vardır. European Solidarity Corps+1

    Örneğin ESC’ye ait bir “Annex 3 – Applicable Rates” dokümanında şu bandlar ve tutarlar yer alır: European Solidarity Corps

    Mesafe (tek yön) Birim Katkı (Standart) Birim Katkı (Yeşil / Sürdürülebilir Yolculuk)
    0 – 99 km 28 € 56 €
    100 – 499 km 211 € 285 €
    500 – 1.999 km 309 € 417 € 
    2.000 – 2.999 km 395 € 535 € 
    3.000 – 3.999 km 580 € 785 € 
    4.000 – 7.999 km 1.188 € 1.188 € 
    8.000 km ve üzeri 1.735 € 1.735 € 

  3. Sürdürülebilir / Yeşil Yolculuk
    ESC, “yeşil” (sustainable) yolculuk yapan gönüllüler için daha yüksek bir birim katkı sağlar. “Yeşil” yolculuk; genellikle otobüs, tren, car-pooling, bisiklet gibi düşük emisyonlu ulaşım yöntemlerini ifade eder. European Solidarity Corps+1

  4. Gidiş-Dönüş Desteği
    Belirlenen birim katkılar, gidiş-dönüş (round-trip) maliyeti esas alarak yapılmıştır. Ancak mesafe bandı hesabı yapılırken tek yön (one-way) mesafe baz alınır. 

  5. Toplam Katkının Hesaplanması

    • Gönüllü sayısı + varsa refakat eden kişiler + mesafe bandı + yolculuk şekli göz önüne alınır.

    • Ev sahibi kuruluş (host organisation), ESC raporlama sistemine bu bilgileri girerek toplam seyahat katkısını hesaplar. 

    • Gerçek seyahat yapılmış olmalıdır; katılım teyidi ve bilet / fatura gibi belgeler gerektiğinde sunulabilir. 

2. Mesafe Hesaplama: AB Mesafe Hesaplayıcısı (Distance Calculator)

Yolculuk mesafesini doğru şekilde hesaplamak, hangi mesafe bandına denk geldiğini ve dolayısıyla ne kadar seyahat katkısı alacağını belirlemek için çok önemli.

Nasıl Kullanılır?

  • Erasmus+ Distance Calculator sitesine git: https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/distance-calculator Erasmus+

  • “Start” (Başlangıç) kutusuna kalkış noktan (gönüllünün yerleşim yeri) şehir, kasaba ya da köy ismini yaz. Tam konum önerileri çıkacaktır. 

  • “End” (Bitiş) kutusuna ise projenin yapıldığı yerin tam konumunu gir (şehri / kasabayı). 

  • Enter’a bastığında sistem, doğrusal (kuş uçuşu) mesafeyi kilometre cinsinden verir. 

  • Elde edilen mesafeyi alın → uygun mesafe bandını tespit et → ESC Guide’daki birim katkı tablosuna bakarak gidiş-dönüş katkısını belirle.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar:

  • Mesafe hesaplayıcısına “ülke” değil, şehir / kasaba seviyesinde yer girmelisin; sadece ülke adı mesafenin yanlış çıkmasına neden olur.

  • Hesaplama “tek yön” mesafesi için yapılır, fakat ESC katkısı gidiş + dönüş (round trip) esasına göre verilir. European Solidarity Corps+1

  • Bazı durumlarda ev sahibi kuruluşlar veya Ulusal Ajans, “yeşil yolculuk” beyanı ister; bilet, ulaşım belgeleri, onur beyanı gibi ek evrak talep edilebilir.

3. Belgeler ve Raporlama

  • Gönüllü, seyahat masrafı katkısını almak için seyahat tamamlandıktan sonra ev sahibi kuruluşa bilet, fatura veya biniş kartı (boarding pass) gibi kanıtlayıcı belgeler sunmalıdır. 

  • “Yeşil (sürdürülebilir) yolculuk” için, bazen onur beyanı (honour declaration) istenebilir; gönüllü, seyahatinin çoğunluğunu düşük karbonlu ulaşım ile yaptığını deklar eder.

  • Ev sahibi kuruluş, katılımcı raporlama sistemi (ESC reporting tool) üzerinden bu belgeleri ve mesafe bilgilerini toplar, ve toplam birim katkıyı hesaplar. 

4. Neden Bu Sistem Kullanılıyor?

  • Basitlik & Şeffaflık: Gerçek bilet maliyetine göre ödeme yapmak yerine, birim maliyet sistemi hem hesaplamayı basitleştirir hem de öngörülebilir bir destek sağlar.

  • Eşitlik: Mesafeye dayalı bir sistem, her gönüllünün benzer koşullarda değerlendirilmesini sağlar.

  • Sürdürülebilir Teşvik: Yeşil yolculuk için daha yüksek birim katkı verilmesi, düşük karbonlu ulaşımı teşvik eder.

  • İdari Verimlilik: Belirli bandlara göre ödeme yapılması, ev sahibi kuruluşların ve Ulusal Ajansların işlem yükünü azaltır.

5. Riskler ve Uyarılar

  • Mesafe yanlış hesaplanırsa, uygun mesafe bandı yanlış seçilebilir → katılım ödemen düşük veya hatalı olur.

  • Belgeler eksikse (bilet, fatura yoksa) ev sahibi kuruluş katkıyı tam olarak ödemeyebilir.

  • Bazı projelerde “yeşil beyan” istenmesine rağmen yeterli kanıt sunulamazsa, yeşil katkı alınamayabilir.

  • Yolculuk tamamlanmazsa (gönüllü gelmezse), katkı genellikle verilmez (“triggering event”: seyahatin yapılması şartı vardır).

  • Projeniz geçmiş yıllarda hibe almış ise yolculuk limitleri sizler için farklı olabilir. Lütfen bu konuyu ev sahibi kuruluş ve gönderen kuruluşunuz ile proje öncesinde görüşün ve sizin projenizde geçerli limitleri önceden öğrenin. 

Dikkat edilmesi gerekenler

  • ESC projelerinde gönüllüler, yerleşim yerinden proje yerine ve geri dönüş için sabit bir seyahat desteği (travel grant) alabilirler.

  • Mesafe, Erasmus+ Distance Calculator ile hesaplanır ve tek yön olarak ölçülür.

  • Mesafe bandına göre uygun “unit cost” belirlenir ve gidiş-dönüş için katkı ödenir.

  • Yeşil ulaşım kullanan gönüllüler için ekstra birim katkı (yeşil bonus) vardır.

  • Seyahat tamamlandığında, gönüllü bilet / fatura gibi kanıtlayıcı belgeler sunmak zorundadır.